Lorsqu’une entreprise française doit fournir la preuve de son existence légale à l’étranger, la première question qui se pose est souvent : quel document étranger est l’équivalent de l’extrait Kbis ?
Cette question paraît simple, mais les pratiques diffèrent fortement selon les pays. Dans certains États, il existe un document strictement équivalent ; dans d’autres, plusieurs documents remplissent des fonctions complémentaires (constitution, immatriculation, dirigeants, siège social, activités…).
Voici un panorama clair des équivalences internationales du Kbis, avec un focus sur les pays les plus concernés par les démarches des entreprises françaises.
1. L’extrait Kbis : la référence française
En France, l’extrait Kbis est le document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il certifie :
- l’existence juridique de l’entreprise,
- son immatriculation au RCS,
- son numéro SIREN,
- son siège social,
- son activité (code NAF),
- l’identité du dirigeant,
- les éventuelles procédures collectives.
Aucun document étranger ne reprend exactement toutes ces informations dans un format unique, mais certains s’en rapprochent beaucoup.
2. Royaume-Uni : Companies House et le Certificate of Incorporation
Au Royaume-Uni, l’autorité de référence est Companies House. Toutefois, un seul document britannique n’équivaut pas au Kbis ; il faut généralement en combiner plusieurs.
✔ Certificate of Incorporation
Ce document confirme :
- la date d’incorporation,
- le numéro d’enregistrement (Company Number),
- la juridiction (England & Wales, Scotland, Northern Ireland),
- le nom de la société.
Il s’apparente davantage à un acte de naissance de l’entreprise qu’à un Kbis.
✔ Company Information (snapshot)
Document extrait de Companies House comportant notamment :
- le siège social (Registered Office),
- les dirigeants (Directors),
- la situation de la société (active, dissolved…).
✔ Persons with Significant Control (PSC)
Liste des bénéficiaires effectifs significatifs.
Ensemble, ces documents remplissent les mêmes fonctions que l’extrait Kbis français.
3. Espagne : Nota Simple du Registro Mercantil
En Espagne, l’équivalent fonctionnel le plus proche est la Nota Simple du Registro Mercantil.
Elle contient :
- l’identité de la société,
- le numéro CIF,
- le siège social,
- l’activité,
- l’identité des administrateurs,
- les informations sur le capital social.
Pour certaines démarches formelles (banques, notaires, registres), les autorités peuvent demander une version certifiée de la Nota Simple, appelée nota simple certificada.
4. Belgique : extrait BCE et statuts publiés au Moniteur belge
En Belgique, il n’existe pas de document unique équivalent au Kbis.
✔ Extrait BCE (Banque-Carrefour des Entreprises)
Ce document indique notamment :
- la forme juridique,
- le siège social,
- le numéro d’entreprise et le numéro de TVA,
- les activités (codes NACE),
- les dirigeants.
✔ Statuts publiés au Moniteur belge
Les statuts et leurs modifications y sont déposés et accessibles.
Ensemble, l’extrait BCE et les publications au Moniteur belge permettent d’obtenir un niveau d’information comparable au Kbis.
5. Allemagne : Handelsregisterauszug
L’équivalent allemand est le Handelsregisterauszug (extrait du registre du commerce), disponible en deux versions :
- Aktuelle Abschrift : situation actuelle,
- Chronologische Abschrift : version complète avec historique.
Il contient :
- le numéro HRB,
- le siège,
- les gérants,
- le capital social,
- l’objet social,
- la forme juridique (GmbH, AG…).
C’est l’un des documents étrangers les plus proches du Kbis en termes de structure et de finalité.
6. Pays-Bas : Uittreksel Kamer van Koophandel (KvK)
Le Uittreksel KvK délivré par la Chambre de commerce néerlandaise est très similaire à un Kbis. Il précise :
- le numéro KvK,
- le siège social,
- les dirigeants,
- les activités,
- la forme juridique.
7. Tableau récapitulatif des équivalences
| Pays | Document(s) équivalent(s) au Kbis |
|---|---|
| France | Extrait Kbis |
| Royaume-Uni | Certificate of Incorporation + Company Information + PSC |
| Espagne | Nota Simple / Nota Simple Certificada |
| Belgique | Extrait BCE + publications au Moniteur belge |
| Allemagne | Handelsregisterauszug |
| Pays-Bas | Uittreksel KvK |
| Italie | Visura Camerale |
| Portugal | Certidão Permanente |
8. Pourquoi ces documents ne sont pas toujours interchangeables ?
Chaque pays possède son propre système de publicité légale et d’enregistrement des entreprises. Certains regroupent toutes les informations dans un seul document, tandis que d’autres séparent la constitution, la direction, les statuts ou l’activité en plusieurs sources distinctes.
C’est pourquoi une autorité étrangère peut demander plusieurs documents locaux pour reconstituer l’équivalent des informations contenues dans un Kbis français.
Conclusion
Le Kbis français n’a pas toujours un équivalent strict à l’international. Selon les pays, il peut être nécessaire de fournir un document d’immatriculation, un document de constitution, des informations sur les dirigeants ou encore les statuts de la société. Comprendre ces différences permet de préparer plus efficacement les démarches administratives ou commerciales à l’étranger.
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