Traduction assermentée d’un extrait Kbis pour l’étranger : quand est-elle obligatoire ?

Guide complet + comparaison Espagne / Royaume-Uni / Belgique / Allemagne

Lorsqu’une entreprise française effectue des démarches administratives ou commerciales à l’étranger, on lui demande presque toujours de fournir un extrait Kbis. Mais les administrations étrangères n’acceptent généralement pas un document rédigé en français : elles exigent une traduction assermentée du Kbis, aussi appelée traduction certifiée, sworn translation ou traducción jurada selon les pays.

Mais la question clé reste : dans quels pays cette traduction assermentée est-elle obligatoire ?
Les exigences varient nettement entre l’Espagne, le Royaume-Uni, la Belgique ou l’Allemagne.
Voici un guide complet pour comprendre les règles pays par pays.

1. Faut-il une traduction assermentée du Kbis pour les démarches à l’étranger ?

Dans la quasi-totalité des cas, oui.
Les administrations étrangères veulent s’assurer :

• de l’existence légale de la société,
• de la véracité des informations (dénomination, siège, dirigeants, objet social),
• de la conformité du document présenté.

C’est pourquoi elles n’acceptent que :

• une traduction assermentée (France, Belgique, Allemagne, Espagne),
• ou une certified translation (Royaume-Uni).

Une simple traduction non certifiée est refusée dans la grande majorité des procédures bancaires, notariales, d’immatriculation ou d’ouverture de succursale.

2. Traduction assermentée de Kbis : obligations par pays

2.1. Espagne : traduction jurée obligatoire dans presque toutes les démarches

L’Espagne est le pays où l’exigence est la plus stricte.

La plupart des institutions espagnoles n’acceptent que les traductions réalisées par un traducteur-intérprete jurado, nommé par le Ministère espagnol des Affaires étrangères.

Exigences typiques :

• création d’une filiale : obligatoire,
• ouverture de compte bancaire : obligatoire,
• dépôt de contrats ou statuts auprès d’un notaire : obligatoire,
• démarches fiscales (Agencia Tributaria) : obligatoire,
• enregistrement au Registro Mercantil : obligatoire.

Le Kbis doit être daté de moins de 3 mois, parfois moins selon les banques.

Conclusion Espagne : la traduction jurée du Kbis est obligatoire dans la plupart des cas.

2.2. Royaume-Uni : certified translation exigée selon l’institution

Le Royaume-Uni n’a pas de système officiel de traducteurs assermentés comparable à la France. Les autorités exigent une certified translation, c’est-à-dire une traduction certifiée conforme par un traducteur professionnel identifié.

Pour être valide, la traduction doit inclure :

• une attestation de fidélité au document original,
• la signature du traducteur,
• la date,
• les coordonnées complètes du traducteur ou de l'agence.

Conclusion Royaume-Uni : la traduction certifiée est requise dans la plupart des démarches bancaires, notariales et d’immigration.

2.3. Belgique : obligations variables selon les administrations

La Belgique reconnaît deux types de traductions officielles :

• les traductions réalisées par un traducteur juré belge,
• les traductions assermentées françaises (selon l’institution).

Dans la pratique :

• banques belges → traduction assermentée obligatoire,
• notaires → exigent souvent une traduction jurée belge,
• administrations communales → acceptation variable,
• greffes → généralement obligatoire.

Conclusion Belgique : la traduction assermentée est fréquemment exigée, même si certaines autorités restent plus souples qu’en Espagne.

2.4. Allemagne : traduction assermentée requise pour une grande partie des démarches

L’Allemagne dispose d’un système de traducteurs assermentés (vereidigte Übersetzer), mais les règles diffèrent selon les Länder.

Dans la pratique :

• ouverture de compte bancaire → le plus souvent obligatoire,
• procédures notariales → obligatoire,
• enregistrement au Handelsregister → obligatoire,
• appels d’offres → très souvent demandé.

Conclusion Allemagne : une traduction assermentée est presque toujours requise pour les démarches officielles impliquant un extrait Kbis.

3. Dans quels cas une traduction de Kbis est-elle nécessaire ?

Voici les situations où une traduction officielle du Kbis est généralement exigée :

✔ Démarches bancaires

Les banques étrangères demandent une traduction du Kbis pour vérifier la légalité de la société et les pouvoirs de représentation du dirigeant.

✔ Création d’une filiale ou d’une succursale

Le Kbis traduit figure dans les dossiers d’immatriculation auprès des registres du commerce locaux.

✔ Actes notariés internationaux

Contrats, acquisitions immobilières, apports en société, fusions… Le notaire étranger doit pouvoir vérifier l’existence de la société française.

✔ Appels d’offres publics

Les administrations veulent s’assurer que la société candidate existe bien et est habilitée à contracter.

✔ Due diligence internationale

Audit, conformité interne, procédures KYC/AML : les équipes de conformité demandent souvent un Kbis accompagné de sa traduction officielle.

4. Documents souvent demandés en plus du Kbis

Selon les pays, les autorités peuvent exiger la traduction de :

• statuts de la société,
• attestation de non-condamnation du dirigeant,
• pouvoir de représentation (procuration),
• attestation d’activité ou de siège,
• documents UBO (Ultimate Beneficial Owner).

5. Comment obtenir une traduction officielle du Kbis ?

Une traduction assermentée doit être réalisée par :

• un traducteur assermenté (France, Allemagne, Belgique, Espagne),
• ou un certified translator (Royaume-Uni).

L’ensemble doit généralement inclure :

• le cachet du traducteur,
• la mention de fidélité à l’original,
• la signature,
• la date,
• le document source annexé.

6. FAQ – Traduction assermentée du Kbis

❓ 1. Une traduction Kbis est-elle obligatoire pour l’étranger ?

Oui. Dans la plupart des démarches bancaires, notariales ou administratives, une traduction assermentée du Kbis est exigée par l’autorité étrangère.

❓ 2. Qui peut traduire un extrait Kbis ?

Seul un traducteur assermenté (ou certified translator au Royaume-Uni) peut produire une traduction officiellement reconnue.

❓ 3. Combien de temps un Kbis traduit reste-t-il valable ?

Les autorités exigent généralement un Kbis de moins de 3 mois. Certaines banques peuvent demander un extrait encore plus récent.

❓ 4. Une copie PDF du Kbis suffit-elle ?

Oui. Les traductions assermentées réalisées à partir d’un fichier PDF sont acceptées dans la majorité des pays européens.

Conclusion

Espagne, Allemagne, Belgique, Royaume-Uni… chaque pays a ses propres exigences, mais dans la pratique, une traduction officielle du Kbis est presque toujours indispensable pour valider l’existence juridique d’une entreprise française à l’international.